Ведущий специалист, осуществляя возложенные на него функции, выполняет следующие должностные обязанности: принимем служебной корреспонденции для регистрации в соответствии с резолюцией руководителя. Комплектует всю корреспонденцию по видам: входящая, исходящая, контрольные документы.
Регистрирация служебную корреспонденцию.
Проверяет комплектность, наличие всех принимаемых документов при регистрации исходящей документации. Обеспечивает сохранность вторых экземпляров документов в соответствии с номенклатурой дел. Ведет учет прохождения входящей и исходящей корреспонденции. Передает зарегистрированные документы ведущему инженеру общего отдела: входящие – для ознакомления должностных лиц структурных подразделений; исходящие – для отправки адресатам. Следит за правильностью и своевременностью внесения соответствующих дополнений и изменений в регистрационные карточки о прохождении и исполнении документов. Осуществляет контроль за своевременным возвратом документации с ознакомления в общий отдел. Оформляет законченные делопроизводством документы и готовит их к сдаче в архив в установленном законом порядке. Ведет ежемесячный учет документооборота. Подготавливает сводные данные по документообороту ежеквартально и за год, проводит их анализ в сопоставлении с предыдущим периодом. Обрабатывает, в соответствии с установленным порядком, служебную корреспонденцию, образующуюся в деятельности администрации города Лермонтова к последующему хранению.